为了圆满召开中华文学史料学国际学术研讨会，2005年4月4日在我院综合楼五楼党委会议室，宜宾学院院领导特地召集相关部门开了一场筹备会。会议由毛克强副院长主持，参会主要部门及责任人员有：宣传部部长顾晓明、财务处处长李宜新、院长办公室主任蒲东升、科技处许菁、保卫处处长钟卫兵、车队队长叶维金、四川思想家研究中心常务副主任何仁富等。在这次会议上，毛克强副院长对相关工作做了重要部署，具体安排如下：

一、院长办公室：应全力负责接待工作，在接待过程中要考虑周全，通知地点应明确，不清楚地应负责接送。返回的车船票、机票的订购需在接待处做好登记，如果到成、渝地区乘车、乘机的专家学者人数众多，则需联系大巴专门送达。

二、科技处：主要负责做好协助接待工作，并且和中文系、“中心”一起做好学术讲座的安排工作；

三、保卫处：主要负责专家学者在旅游、参观过程中的所有安全、保卫工作等；

四、车队：负责专家学者住宿、参观、旅游等各类用车的落实、安排，并保证车辆运行状况良好；

五、宣传部：主要负责搞好校内的宣传工作、摄影、摄像以及新闻报道等工作（中心负责提供相关资料），包括负责大会各类标语的制作、悬挂；负责大会宣传报道，新闻记者接待；负责会场摄影，与会代表合影；制作大会宣传展示板等

六、财务处：主要负责大会会务费、住宿费及相关经费的统一收取、管理和支出；

七、中文系：主要负责部分专家学者学术讲座的登记，负责制作学术讲座宣传展示板，负责讲座时间的协调，讲座场地的联络、布置，安排好每个讲座的主持人，安排学生到相关的讲座场地听取讲座，安排学生做好讲座场地的其他服务工作；安排相关人员协助做好专家学者的迎、送、吃、住的安排；

八、思想家研究中心：作为整个大会的“秘书组”，主要负责对会议做好总的协调和安排，对会议过程中的突发事件及时请示、汇报并拿出应对措施予以处理等。